Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

En atención a lo dispuesto por el Sistema General para la Protección de Datos Personales y/o la ley de protección de datos personales y sus normas complementarias, HACHI MIND SAS adopta mediante el presente documento su Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales. Como parte de su compromiso los derechos de todos sus clientes y usuarios, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar, eliminar o controvertir la información que se haya recolectado y almacenado en nuestros sistemas de información, se despliega la presente la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales que será de forzosa e inapelable aplicación por parte de HACHI MIND SAS en todos sus productos, procesos y operaciones que involucren el tratamiento de datos personales.

Así mismo mediante este documento se presenta a nuestros clientes y usuarios, como titulares de los datos personales almacenados, los canales de atención y las herramientas a disposición para garantizar el libre y eficaz ejercicio de los derechos arriba relacionados, así como el adecuado cumplimiento de las disposiciones del Sistema General para la Protección de Datos Personales.

Esta Política, a pesar de que las leyes de protección de datos varían según los países y las legislaciones y donde algunas brindan mayores niveles protección que otras, siempre preferirá, proveerá y se interpretará en el sentido de brindar el máximo nivel de garantismo posible para el Titular y sus datos personales, con total independencia del lugar donde se recabe, procese o almacene su información.

HACHI MIND SAS es una sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Wilmington y tanto creada como regida por las leyes del Estado de Delaware y los Estados Unidos de América. HACHI MIND SAS.co es una herramienta de servicios digitales de propiedad exclusiva de HACHI MIND SAS

2. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

• Dato personal sensible: Información propio de la esfera intima de la persona y/o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• Titular o titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

En el contexto de la presente política podrán ser:

(i) usuarios/especialistas. Aquellos profesionales de la salud suscritos a las plataformas de HACHI MIND SAS

(ii) usuarios/pacientes. Aquellas personas naturales que se suscriban a las plataformas de HACHI MIND SAS para gestionar sus servicios médicos.

• usuarios/especialistas: profesionales de la salud que contratan los servicios de HACHI MIND SAS para llegar y atender sus pacientes.

• usuarios/consultantes: personas naturales que se registran en las plataformas de HACHI MIND SAS para gestionar sus servicios de salud.

3. Principios rectores para el tratamiento de datos personales

En atención a lo dispuesto por el Sistema General para la Protección de Datos Personales, la interpretación y aplicación de la presente política HACHI MIND SAS en todos sus procesos y operaciones que involucren el tratamiento de datos personales aplicara, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse inexcusablemente a lo establecido en el Sistema General para la Protección de Datos Personales y toda la legislación aplicable a la materia.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y el Sistema General para la Protección de Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por los mismo Titulares.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas, áreas, dependencias o agentes de HACHI MIND SAS que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por HACHI MIND SAS y en los términos y con el alcance que determine la misma.

4. Derechos de los titulares

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• A conocer, actualizar, rectificar, eliminar o controvertir sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

• A ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de esta políticas de protección de datos personales.

• A Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Sistema General para la Protección de Datos Personales.

• A Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato(s) cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en los casos que determine el Sistema General para la Protección de Datos Personales.

• A presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el Sistema General para la Protección de Datos Personales.

• A ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección

Sin perjuicio de los dispuesto por el Sistema General para la Protección de Datos Personales; el ejercicio de los anteriores derechos será irrestricto e ilimitado, también gratuito cuando los soportes se expidan en formato digital, cuando el Titular solicite soportes físicos los costos de papelería y correo postal correrán por su cuenta.

Para ejercer estos derechos deberá mediar solicitud del Titular al correo electrónico [email protected] haciendo referencia al objeto de la solicitud, identificación del titular, usuario y correo registrado. Radicada la petición esta debes ser resuelta en los términos de ley y notificada por el mismo medio que fue radicada.

Se conserva el perfil, las transacciones y otros datos personales de los usuarios y clientes durante el tiempo que esté vigente su cuenta las plataformas de HACHI MIND SAS solo puede conservar determinados datos del usuarios y clientes después de recibir una solicitud para eliminar una cuenta si es necesario para cumplir con obligaciones legales o reglamentos administrativos.

5. Responsables del tratamiento

HACHI MIND SAS es una sociedad Colombiana, domiciliada en la ciudad de Bogotá. Para más información o solicitudes relacionadas con el tratamiento de los datos personales está habilitado el correo electrónico [email protected].

6. Datos recopilados susceptibles de tratamiento

Son susceptibles de tratamiento todos los datos proporcionados por los clientes/especialistas y usuarios/pacientes a HACHI MIND SAS, como aquellos ingresados durante la creación de cuentas, suscripción de servicios y procesos de selección/conformación del directorio de profesionales y especialistas, que incluyen: nombres completos, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección postal, genero, edad, fecha de nacimiento, altura y peso.

También son susceptibles de tratamiento todos los datos proporcionados y creados durante el uso de nuestros servicios, como detalles del dispositivo o información de IP, ubicación y uso de la app y/o la web, interacciones con la página web, fuente de acceso a la página web, ubicación y geolocalización, información de pago y facturación.

Así mismo los datos médicos proporcionados y creados durante el uso de nuestros servicios que incluyen: condición general de salud, proveedor de servicios de salud, razón o procedimiento y fecha de la consulta y la demás información médica ingresada por el Titular, información Biomédica registrada mediante dispositivos electrónicos sincronizados con la app o ingresados a la web por el Titular.

Cuando datos de naturaleza sensible sean recolectados esto serán tratados con conforme a el Sistema General para la Protección de Datos Personales y demás legislación aplicable y en todo caso estos datos solo serán compartidos dentro de los límites, con los fines y bajo los propósitos autorizados expresamente por el Titular.

7. Finalidades del tratamiento de los datos personales y su alcance

La recolección, almacenamiento, tratamiento y circulación de los datos personales clientes/especialistas y usuarios/pacientes suscritos o registrados en HACHI MIND SAS tiene el objetivo primordial de informar, ilustrar y documentar adecuadamente el desarrollo social de la empresa, así como las operaciones y servicios ofrecidos y/o contratados de modo que estos sean prestados de la mejor forma y con la mayor calidad. Así se incluyen las siguientes finalidades:

• Realizar el seguimiento del usuario y su experiencia, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas, personalizar el servicio, el contenido de la pagina web y la app y establecer comunicación fluida con el Titular basada en sus preferencias.

• Conducir bajo los mejores estándares de calidad la relación comercial entre HACHI MIND SAS y el Titular de acuerdo con sus necesidades particulares y expectativas personales. Incluido el proceso de administración de cuentas de usuario y facturación.

• Elaborar un registro histórico y/o estadístico de la información médica ingresada que permita al usuario/paciente registrado una gestión personalizada y eficaz de sus necesidades médicas.

• Realizar encuestas de satisfacción al usuario/paciente para alimentar nuestro directorio de especialistas e informar al usuario/paciente al escoger sus clientes/especialistas, así como permitir reconocimiento y premiar el desempeño de los clientes/especialistas.

• Comercializar nuestro catálogo de servicios a los clientes y usuarios. Esto incluye enviar comunicaciones a clientes y usuarios sobre los servicios, funciones, estudios, encuestas, noticias y actualizaciones.

• Intercambio de datos personales del usuario/paciente, incluso de naturaleza sensible, con los clientes/especialistas con el fin de documentar el servicio y que estos se puedan prestar el mejor servicio posible.

• Desarrollar procesos internos de la compañía para desarrollo y enriquecimiento de las operaciones y los sistemas internos. Así como la gestión administrativa de solicitudes, queja o reclamos, y soporte al cliente y usuario en general.

• Usos administrativos en general que incluyen reportes y requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales, la gestión contable, fiscal y administrativa, incluida la responsabilidad legal de mantener libros y papeles de la comerciante almacenada por un período de diez (10) años, en los términos del artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

• Gestión administrativa y documental de los datos personales de los candidatos a clientes/especialistas, verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por candidatos a clientes/especialistas en las aplicaciones y hojas de vida, así como comparar, evaluar y clasificar las competencias profesionales de los candidatos a clientes/especialistas y con el fin de proteger la integridad de nuestros usuarios/pacientes.

8. Transmisión nacional o internacional de datos personales

HACHI MIND SAS no comercia directamente, a ningún título, con los datos personales de los usuario y clientes, por lo que no se permite su trasmisión a terceras partes.

Sin embargo, los productos y servicios de HACHI MIND SAS requieren Intercambio de datos personales del usuario o cliente en los siguientes casos:

• Con los clientes/especialistas con el fin de documentar el servicio y que estos se puedan prestar el mejor servicio posible.

• Con proveedores socios comerciales de HACHI MIND SAS como procesadores y facilitadores de pago, y solo para efectos de transferencias bancarias o bursátiles, facturación y pago de servicios y obligaciones contractuales. Esta información podrá contener información bancaria y crediticia del titular como números de productos bancarios, códigos de seguridad, nombres completos, número de identificación, correo electrónico, número telefónico, dirección postal, genero, edad, fecha de nacimiento.

• Con consultores, socios de marketing, empresas de investigación de mercado y otros proveedores de servicios o socios comerciales. Entre estos se incluyen los siguientes: Proveedores de almacenamiento en la nube, socios de marketing y proveedores de la plataforma de marketing, proveedores de análisis de datos, Consultores, abogados, contadores y otros proveedores de servicios profesionales.

En todo caso siempre se asegurará del cumplimiento de las exigencias del Sistema General para la Protección de Datos Personales y las medidas técnicas y administrativas de protección por parte del Encargado del tratamiento de datos.

9. Autorización y consentimiento del titular

Todos los usuarios que se registren y clientes que se suscriban a las plataformas de HACHI MIND SAS deben autorizar el tratamiento de los datos personales en los términos de la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para poder hacer uso de sus servicios, en esa medida en el momento de registrarse y en otros estadios, cuando se requiere y sea necesario, debe encontrarse un dialogo o casilla bajo el titulo [Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales] que debe ser leída y aceptada para poder acceder a los servicios de HACHI MIND SAS

10. Vigencia y actualización

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales ha sido actualizada al 19 de marzo de 2025 y rige a partir de esa misma fecha